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In diversi contesti
organizzativi nei quali forniamo consulenza, siano esse aziende
multinazionali o nazionali, abbiamo ricevuto frequenti segnalazioni sia
dal personale operativo, sia dal management riguardo all’eccessivo
carico di lavoro. Tale situazione in alcuni casi si trascina da lungo
tempo, portando le persone finanche alla rassegnazione. In poche
situazioni abbiamo riscontrato un’attenzione focalizzata per risolvere
questo diffuso problema in maniera organica e programmata, ad eccezione
di quando ci sono palesi modifiche organizzative o criticità sulle
performance economiche. Le situazioni più ambigue si generano nelle
aziende che subiscono modifiche in maniera graduale e progressiva, tale
da rendere quasi impercettibili determinate variazioni nel carico di
lavoro, che invece risultano più eclatanti osservando parametri e
periodi di più lunga durata, siano essi passati o futuri.
Ma cosa frena l’attivazione
di un’attività di analisi del carico di lavoro?
1. Effettuare un’analisi
del carico di lavoro richiede primariamente tempo e delle conoscenze
relative a specifiche tecniche e metodologie, che non sempre sono
disponibili in un contesto organizzativo;
2. Alcuni manager quando
riscontrano degli aumenti nei carichi di lavoro sono portati a
richiedere del nuovo personale effettuando delle considerazioni
deduttive, tuttavia sono talvolta dibattuti perché questo orientamento
fa aumentare i costi;
3. Perplessità di assumersi
dei costi fissi, avendo difficoltà a comprendere quanto il carico di
lavoro sia un fenomeno contingente, ovvero legato al periodo o sia un
fenomeno strutturale e costante;
4. Tacita preoccupazione di
essere accusati di inadeguatezza nella gestione delle persone, del tempo
e delle relative priorità;
L’offerta formativa sul
time management ed il project management è assai vasta, ma
fino a che punto queste tecniche da sole possono essere efficaci in
condizioni di carenze strutturali?
Di seguito le 5
situazioni chiave che segnalano una probabile necessità di
un’analisi del carico di lavoro:
Progetti di sviluppo
organizzativo - In determinate situazioni le aziende decidono di
avviare progetti per aumentare il proprio potenziale di crescita, questa
situazione genera fatidicamente dei business plan costituiti da costi e
potenziali ricavi dove evidentemente dovrebbe esistere una relazione
causale tra queste due variabili. Ma alla voce risorse necessarie,
quante persone occorrono? Quali sono le potenzialità organizzative o del
mercato per mettere in campo un certo quantitativo di risorse? E la
variabilità qualitativa come e quanto incide?
Criticità nelle
performance economico-finanziarie - Varie aziende in momenti di
turbolenza del mercato perdono in redditività e ad un certo punto sono
“obbligate” a ridimensionare gli organici. In genere, questa operazione
risulta assai delicata per le implicazioni e gli equilibri sociali,
tuttavia è finalizzata a ridurre i costi connessi agli esuberi. Ma quali
criteri e metodi sono adottati? l’efficacia organizzativa nel post
snellimento è sempre garantita?
Stress lavorativo -
Nelle attività di ogni persona ed organizzazione capitano periodi di
lavoro più intenso, questo è considerato abbastanza normale, tuttavia se
questa condizione diventa la norma possono generarsi fenomeni
disfunzionali per le persone e per l’organizzazione. Questa
disfunzionalità può trasformarsi in vero e proprio disagio, e come tale
se non adeguatamente intercettato può ingenerare frenesia, portando sul
lungo periodo a fenomeni più eclatanti di alterazione psico-fisica,
assenteismo, tensioni sociali, etc..
Scarsa qualità ed errori
- Quando le persone e le unità organizzative sono indotte ad operare in
condizioni di eccessivo carico di lavoro non sempre è possibile dedicare
l’attenzione e la cura necessarie nelle attività. I soggetti coinvolti
sono catturati e “travolti” dal lavoro accettando quasi tacitamente il
“da farsi”, tuttavia in queste condizioni l’attenzione per il controllo
e la verifica può essere attenuato o anche eliminato, ingenerando scarsa
qualità nei risultati e talora anche errori grossolani di cui poi sono
facilmente responsabilizzate o colpevolizzate le singole persone o i
gruppi;
Mancato rispetto delle
scadenze e rimandi - Capita in molte organizzazioni che non si
riesca a rispettare delle scadenze o che determinati progetti siano
rimandati, sebbene l’organizzazione ne abbia una necessità impellente.
In queste circostanze le persone iniziano a non riconoscere le priorità
o a mettere in discussione il reale valore di queste. Quando capita che
attività e progetti sono rimandati “sine die” per uno o più anni si
perde la fiducia e la motivazione, in questi casi diviene paradossale
che pur vivendo delle situazioni di confusione organizzativa, siano
tollerate inefficienze ed inefficacia, senza per altro trovare il
tempo per porvi rimedio.
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