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Quando si innescano cambiamenti rilevanti la comunicazione aziendale
assume un ruolo preponderante, ma assai raramente questa viene gestita
in maniera organica e mirata per garantire determinati risultati e
prevenire spiacevoli fenomeni di instabilità collettiva ed
organizzativa.
Le persone elaborano le informazioni attraverso i sensi assegnando un
preciso significato basandosi sui propri valori e credenze che
generalmente sono modellati dalle esperienze dirette ed indirette. I
cambiamenti nelle organizzazioni sono sempre più frequenti ed allo
stesso modo le reazioni che ne scaturiscono sono sempre più
stereotipate.
Il potere di comunicare viene spesso sottovalutato o sottoutilizzato, o
in alcuni casi anche temuto e quindi minimizzato, creando una spirale
negativa tra cause ed effetti, che può fare perdere il controllo dei
cambiamenti proprio nella fase più delicata che dovrebbe fare da ponte
tra esistente e futura organizzazione.
Ma
vediamo in sintesi alcuni suggerimenti per comunicare i grandi
cambiamenti organizzativi in modo efficace:
1.
Semplificare i messaggi, trasmettere il minimo indispensabile toccando
gli aspetti salienti. Questo approccio facilita il processo di
comunicazione e di comprensione. Talora, si assiste a lunghe
comunicazioni che di fatto non comunicano nulla di concreto e non
rispondono alla maggior parte dei quesiti taciti avvertiti dalle
persone.
2.
Effettuare la comunicazione usando più strumenti di comunicazione
incrociati, non limitarsi alle lettere che sono “strumenti freddi” che
raramente comunicano emozioni o fatti ben definiti in prospettiva.
3.
Definire “chi” deve comunicare, il “cosa” e il “come”, guidando il
processo ai vari livelli gerarchici e divisionali, in quanto i
collaboratori chiederanno sicuramente ai loro capi: “come dobbiamo
interpretare questi messaggi”?
4.
Sollecitare feedback immediati da parte dei destinatari. Generare
situazioni di ascolto per verificare la comprensione, non dare per
scontata la comprensione. Assai diffusa la tendenza a creare
comunicazioni top-down che innescano talora pensieri e azioni
disfunzionali o caotiche.
5.
Mantenere massima coerenza tra comunicazioni, decisioni, fatti
osservabili, mille parole possono essere distrutte da un fatto, ed il
fatto in questione può essere preordinato o del tutto casuale!
6.
Creare opportunità per chiarire i dettagli pratici delle comunicazioni,
quali sono le implicazioni di ciò che è stato comunicato su ogni
individuo, squadra e organizzazione.
7.
Raccogliere i feedback e analizzarli in modo sistematico per conoscere
in anticipo le interpretazioni e generare un rapido riallineamento dei
significati. Ogni messaggio per quanto studiato viene interpretato e non
sempre questo può andare nella stessa direzione di chi l’ha ideato.
8.
Ripetere i messaggi in diversi modi, almeno 3 volte, l’efficacia si
raggiunge molto bene alla 5^ volta. Le persone tendono a dimenticarsi
dei fatti e non sempre riescono a collegare certi eventi, perché oltre
ai cambiamenti hanno tante cose a cui pensare nel day-by-day.
Questi suggerimenti indicano in poche parole come la comunicazione nei
progetti di cambiamenti su larga scala debba essere curata nei minimi
dettagli, se non si vuole andare incontro a spiacevoli ed indesiderati
eventi, ciò è sintomatico della necessità di avvalersi di competenze
specifiche che raramente si possono improvvisare.
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